6 Dinge, die Sie in Ihren E-Mails und Power-Phrasen nicht mehr sagen sollten, um sie zu ersetzen


Kate Harveston·3 min lesen
6 Dinge, die Sie in Ihren E-Mails und Power-Phrasen nicht mehr sagen sollten, um sie zu ersetzen

Heutzutage verbringen viele Menschen einen erheblichen Teil ihres Arbeitstages damit, E-Mails zu lesen und zu beantworten. In Anbetracht der Zeit, die für diese Aufgabe aufgewendet wurde, warum ist so viel E-Mail-Korrespondenz so schlecht geschrieben und voller passiv-aggressiver Phrasen?

Sie sind berufstätig, weil Sie erwachsen sind, oder? Wenn Sie dies noch nicht tun, sollten Sie anfangen, wie einer zu schreiben! Beseitigen Sie diese sechs E-Mail-Phrasen und ersetzen Sie sie durch Power-Phrasen. Beobachten Sie, wie sich Ihre Produktivität und Ihr Ruf verbessern.

1. „Nun, eigentlich …“

Ein beliebtes Internet-Mem lautet: „Woher bekommt ein Mansplainer sein Wasser? Eigentlich aus einem Brunnen. “Entfernen Sie unabhängig von Ihrem Geschlecht das Wort„ Eigentlich “aus Ihrem E-Mail-Lexikon am Arbeitsplatz. Es klingt herablassend und niemand mag es, wenn seine Intelligenz beleidigt wird.

Wenn Sie etwas verbessern müssen, tun Sie dies stattdessen so, wie ein fürsorglicher Lehrer einen Schüler korrigiert. Loben Sie zum Beispiel, was ein Mitarbeiter gut gemacht hat, und sagen Sie dann: „Ich habe einen Vorschlag, dies noch besser zu machen.“ Informieren Sie ihn dann darüber, wie er seine Arbeit verbessern kann, ohne mit ihm zu sprechen.

2. „Ich hoffe, dass diese E-Mail Sie gut findet.“

Im Ernst, haben Sie jemals eine E-Mail mit dieser Eröffnungszeile geöffnet und gedacht: „Wow, sie müssen sich wirklich darum kümmern, wie ich mich fühle?“ Die Antwort lautet wahrscheinlich nein, weil Sie dieselbe Eröffnungszeile in ungefähr einer Million anderer E-Mails gesehen haben . Es ist so aufrichtig wie ein Serienbrief – vor allem, weil es oft in ihnen verwendet wird.

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Gehen Sie stattdessen gleich zur Sache oder beginnen Sie mit einer echten Höflichkeit: Fragen Sie beispielsweise einen Kollegen, der kürzlich aus Paris zurückgekehrt ist, wie ihre Reise verlaufen ist, oder fragen Sie jemanden, den Sie für den Tagesablauf vermarkten. Dann kommen Sie zum eigentlichen Thema. Die Menschen sind von Natur aus sozial, aber wir kommen ins Büro, um zu arbeiten und nicht mit Freunden rumzuhängen. Zeigen Sie Ihren Respekt für die Zeit anderer, indem Sie banale Ausdrücke entfernen.

3. „Schönen Montag!“

Ja, es ist wichtig, eine positive Einstellung bei der Arbeit beizubehalten, aber am Montag betreten nur wenige Leute das Büro und singen „Zippity Doo Dah“ wie eine Disney-Figur. Viele beklagen die Tatsache, dass das Wochenende nur zwei Tage dauert, während das Mahlen fünf Tage dauert!

Verwenden Sie anstelle eines gefälschten E-Mail-Betreffs die Betreffzeile, um das Interesse der Leser zu wecken, indem Sie ihnen mitteilen, was sie wissen müssen. Ein einfaches „Ich würde mich freuen, wenn Sie um 10 Uhr an dieser Telefonkonferenz teilnehmen“ klingt an einem Montag oder an einem beliebigen Tag (außer vielleicht am Freitag) besser als wie ein Meise.

4. „Ultimate!“ „Fantabulous!“ „Stellar!“ Hyperbole

Es ist wahrscheinlich sicher zu sagen, dass die Mittagssitzung produktiv sein wird. Es ist jedoch unaufrichtig, es als „das wertvollste 30-minütige Treffen Ihres Lebens“ zu bezeichnen. Diese Pausen-Donuts, die Barb in die Buchhaltung mitgebracht hat, sind vielleicht göttlich, aber es besteht keine Notwendigkeit, das Personal auf die größte kulinarische Kreation der Welt aufmerksam zu machen.

Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie Marketing-E-Mails schreiben. Die Empfänger wissen, dass nicht jedes Webinar ihre Welt rocken wird, und auch keine Flasche mit Mehrfachreinigungslösung lässt sie gespannt sein, den Porzellanthron zu schrubben. Und während Emojis in bestimmten Korrespondenzen in Ordnung sind, halten Sie sich an die gebräuchlichsten und verwenden Sie sie, wenn überhaupt, sparsam.

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5. „Per meiner letzten E-Mail …“

Wenn Sie versuchen, Ihre Kollegen und Online-Bekannten einfach zu verbrennen, verwenden Sie diesen Satz. Aber wenn Sie es vorziehen, positive Büro- und Online-Beziehungen zu pflegen, hören Sie auf, diesen Ausdruck zu sagen, stat. Es klingt extrem unhöflich und impliziert, dass der Leser nicht in der Lage ist, grundlegende Kenntnisse zu erwerben. In einer Umfrage gaben 13% der Befragten an, dass dies ihr absoluter Wert ist meistgehaßte E-Mail-Phrase vorhanden!

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Drücken Sie stattdessen aus, was Sie zu sagen haben, ohne zu verurteilen und zu urteilen. Jemandes Tag mit einer Beleidigung zu ruinieren, ist eine großartige Möglichkeit, seine Produktivität zu unterdrücken und einen Feind zu machen, aber es bringt nichts von Wert.

6. Negative Nancy irgendetwas

Wirklich schlechte Nachrichten, wie ein Unternehmenszusammenschluss, der zu Entlassungen führen wird, verdienen es, persönlich überbracht zu werden. So wie Sie in Panik geraten, wenn Ihr Freund Ihnen schreibt: „Wir müssen reden“, ist auch die Annahme, dass alle lebensverändernden Dinge über die elektronische Korrespondenz verloren gehen, am Arbeitsplatz ein No-No.

Wenn Sie ein negatives Gespräch führen müssen, z. B. wenn Sie einen unterdurchschnittlichen Mitarbeiter entlassen, tun Sie dies persönlich und privat. Wenn es sich um einen externen Kontakt handelt, mit dem Ihr Unternehmen zusammenarbeitet und dem Sie schlechte Nachrichten übermitteln müssen, fragen Sie, ob Sie einen Anruf tätigen können.

Warten Sie nach Möglichkeit bis zum Freitagnachmittag, um schlechte Nachrichten zu übermitteln. Das Wochenende gibt den Betroffenen Zeit zum Nachdenken.

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