Ein Tag im Leben eines Hochzeitsplaners und Geschäftsinhabers

Wenn Sie jemals „Hochzeitsplaner“, „Brautjungfern“ oder eine andere Hochzeitsshow oder einen anderen Film gesehen haben, haben Sie möglicherweise bereits eine ideale Perspektive, wie die Veranstaltungsplanung und die Branche aussehen und sich anfühlen könnten. Um ganz ehrlich zu sein, ist die Eventplanungs- und Hotelleriebranche nicht so glamourös, wie Sie vielleicht denken. Lassen Sie mich Ihnen einen rohen, ungefilterten Einblick in einen echten Tag eines Veranstaltungsplaners und Hochzeitsunternehmers geben.

Ich bin Heidi Melton, Hochzeits- / Veranstaltungsplanerin und Inhaberin der ONBB Wedding App.

Die Arbeit in der Eventbranche macht viel Spaß. Wenn ich ins Büro gehe, ist jeder Tag wirklich eine Überraschung. Einige Berufe ermöglichen Ihnen ein Gefühl von Routine und Erwartung; Eventplanung und Hochzeiten sind jedoch trotz aller Planung und Details jeden Tag anders!

Ich arbeite mit Firmen-, Non-Profit- und Hochzeitskunden zusammen, um ihre Veranstaltungen von Anfang bis Ende zu planen. Von der Bettwäsche bis zum Layout, vom Essen bis zum Getränk arbeiten wir mit dem Kunden zusammen, um sicherzustellen, dass alle Details nach ihren Vorstellungen geplant und ausgeführt werden.

Ich arbeite auch mit externen Anbietern zusammen, um andere Elemente des Ereignisses zu verwalten, mit denen ich möglicherweise nicht umgehen kann, z. B. Blumen, Unterhaltung, Av / Staging, Fotografie und mehr. Als ich anfing, arbeitete ich mit kleineren Veranstaltungen von 25 bis 40 Gästen. Ich arbeite jetzt mit Veranstaltungen aller Größen von 50 bis 1000+ Gästen.

"" Bildnachweis: Gezielte Fotografie

Wenn Sie kommen würden, um mich für einen Tag zu beschatten, wäre der beste Tag der Woche, um mich so nah wie möglich an einer Routine zu sehen, ein Montag. Der Montag ist etwas langsamer, wenn es um den eigentlichen Veranstaltungstag geht.

Montags sieht es so aus:

6:00 Uhr – Der Alarm geht los und ich stehe aus dem Bett, um meine Arbeit zu erledigen. Nur ein Scherz, ich ziehe mich aus dem Bett, um mein Training zu beginnen, mich zu dehnen, zu meditieren / zu beten und tief zu atmen, bevor ich meinen Tag beginne. Ich benutze den Beachbody auf Abruf für meine tägliche Fitness. Ich liebe es, weil ich nicht mehr Zeit damit verbringen muss, irgendwohin zu fahren, um meine Arbeit zu erledigen!

Lesen Sie auch  25 persönliche Wachstumsziele, die Sie in Ihren Zwanzigern priorisieren sollten

6:50 Uhr – Machen Sie meinen täglichen Smoothie – 1 ½ EL Erdnusspulver, 1 TL Bio-Kakaopulver, ½ Tasse gefrorene Erdbeeren, ½ Tasse andere (Banane, Spinat usw.) Wasser hinzufügen und genießen!

7:00 Uhr – Machen Sie sich bereit für meine 9 bis 17 Uhr.

8:00 Uhr – Fahren Sie ins Büro.

8:30 Uhr – Kommen Sie im Büro an und öffnen Sie das Gebäude. Ich werde das Licht einschalten, die Türen aufschließen und meinen Computer zum Laufen bringen. Während mein Computer hochfährt, hole ich mir eine Tasse Kaffee aus der Catering-Küche und grüße das Küchenteam.

8:40 Uhr – Ich beginne mit der Überprüfung meines Zeitplans für den Tag / die Woche. Ich verwende sowohl Outlook-Kalender als auch Google Kalender. Der Outlook-Kalender eignet sich am einfachsten zum Implementieren von Kalendererinnerungen, Einladungen und Notizen für Clients, die dasselbe System verwenden. Ich synchronisiere die beiden Kalender für meine berufliche und private Arbeit mit Google Kalender, damit der Kalender von meinem Telefon aus leicht zugänglich ist.

8:45 Uhr – Sobald ich eine klare Vorstellung von Tag und Woche habe, gehe ich zum Beantworten von E-Mails über. Ich beantworte dreimal am Tag E-Mails. Morgen, Mittag und kurz bevor ich für den Tag abreise. Auf diese Weise kann ich die anderen Abschnitte meines Tages verlassen, um Projekte abzuschließen, anstatt nur E-Mails zu beantworten. (Wie Sie vielleicht herausgefunden haben, kann das Beantworten von E-Mails einen ganzen Tag dauern, wenn ständig darauf geantwortet wird.)

9:15 Uhr – Wenn eine meiner E-Mails sofort beantwortet wird, antworte ich noch einmal, während ich mich noch im Antwortmodus befinde.

9:20 Uhr – Ich fahre mit dem Abschluss von Projekten fort. Projekte in der Welt der Veranstaltungsplanung können viele Dinge sein: Entwurf eines Vorschlags, Ausfüllen eines Diagramms, Bestellung von Bettwäsche / Leihausrüstung, Eingabe von Veranstaltungsaufträgen usw.

Lesen Sie auch  6 Fragen, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie sich an der Graduiertenschule bewerben

Das Hauptsystem, das ich dafür benutze, heißt Caterease. Dieses System ist nicht so robust wie einige andere Event-Management-Systeme, bietet jedoch eine hervorragende Verbindung für die Buchung und Verwaltung von Veranstaltungsräumen, die Erstellung von Event-Bestellungen und letztendlich ein relativ nettes Kundenbeziehungssystem. Der Abschnitt zur Verwaltung benutzerdefinierter Beziehungen entspricht nicht dem, den Sie möglicherweise gesehen oder gewohnt sind. Es ist mehr, die Korrespondenz von Telefonanrufen, E-Mails und Besprechungsnotizen aufzuzeichnen. Das CRM verfügt nicht über ein robustes Designelement, das es sich lohnt, Massen-E-Mails für Marketingzwecke zu versenden, sondern vielmehr für die tatsächlichen Beziehungen und die Verfolgung des Kundenerlebnisses im Vergleich zur Marketing-Seite.

Montags ist auch für die Planung von Besprechungen und Besichtigungen vor Ort gedacht. Lassen Sie mich diese separat aufschlüsseln.

1,5 bis 2 Stunden am Tag – Besprechungen planen. Hierbei handelt es sich um eingehende Sitzungen mit Kunden, in denen jedes Detail der Veranstaltung erläutert wird. Wir werden zunächst mit der Gesamtzeitleiste beginnen, um einen guten Überblick über die gesamte Veranstaltung zu erhalten. Wechseln Sie dann zum Layout und Design. Sobald wir die Zeitleiste, das Design und das Layout haben, arbeiten wir das Menü und alle anderen Details der Veranstaltung durch.

30 Minuten bis 1 Stunde am Tag – Besuche vor Ort sind für mich gedacht, um den Standort besser zu verstehen und die bestmöglichen Planungslösungen und Details bereitzustellen. Der Kunde und ich gehen durch den Off-Premise-Standort und besprechen die Gesamtvision der Veranstaltung. Anschließend mache ich einen Vorschlag für die Veranstaltung, der auf den Bedürfnissen und der Vision des Kunden basiert.

16:00 Uhr – Am Ende des Tages verfolge ich alle potenziellen Kunden per E-Mail und plane sie.

17:00 Uhr – Verlassen Sie das Büro und reisen Sie nach Hause.

"" Bildnachweis: KT Crabb Photography

17:30 Uhr – Ich bin zu Hause und leite mein Geschäft ONBB Weddings APP. Die App ist die erste und einzige Hochzeits-Wiederverkaufs-App, die derzeit für das iPhone verfügbar ist (Android in Kürze).

Lesen Sie auch  10 Zeichen, Autor zu werden, sind der richtige Karriereweg für Sie

18.00 Uhr – Montags ist die wöchentliche Planung von Social-Media-Posts vorgesehen. Derzeit verwende ich Hootsuite, schaue mir aber andere Social-Media-Planungs-Apps an. Wenn Sie eine großartige Social-Media-Planungs- und Planungs-App kennen, kommentieren Sie diese bitte unten!

18:30 Uhr – Pause zum Abendessen mit meinem Verlobten.

19:30 Uhr – Besprechen Sie gemeinsam mit Hochzeitsexperten die Zusammenarbeit. Ich benutze ein E-Mail- und Projektmanagementsystem namens Zoho. Für ein kleines Unternehmen ist dieser Service großartig, da er mit Ihnen skaliert. Sie können den kostenlosen Service nutzen oder ein Upgrade durchführen, wenn Ihr Unternehmen wächst. Sie verfügen über viele Funktionen wie CRM, E-Mail, Projektmanagement und viele andere.

20:30 Uhr – Beenden Sie alle Social-Media-Follow-ups und -Planungen.

21:00 Uhr – Bleib mit meinem Verlobten und meinem Hündchen auf der Couch.

22:00 Uhr – Schlagen Sie das Heu!

Während ich mit beiden Unternehmen weiter lerne und wachse, weiß ich heute mehr denn je, einen Mentor zu suchen. Ein Mentor, der mittendrin war, versteht die Höhen und Tiefen seines eigenen Geschäfts und wird am Ende des Tages völlig und eindeutig roh mit Ihnen sein. Wenn Sie also Ratschläge zu einer neuen Idee für Ihr Unternehmen wünschen, gibt Ihnen Ihr Mentor ein echtes Feedback dazu, was zu tun ist oder ob es eine gute Idee ist. Mentoren sind auch eine großartige Ressource, wenn Sie einen Muntermacher benötigen. Ein Unternehmen zu führen ist schwierig. Lassen Sie sich von niemandem etwas anderes erzählen. Wenn Sie jemanden finden, der Ihnen sagt, dass es einfach ist, ein Geschäft zu führen, lügen sie entweder oder sind einfach nur verrückt. Sie haben Tage, an denen Sie sich auf Wolke 9 befinden, und andere Tage, an denen Sie sich in der Feuerstelle befinden. In diesen Tagen, in denen Sie einfach nur ins Wasser springen und „I QUIT“ sagen möchten, ist Ihr Mentor da, um zu sagen: „Ich war auch dort … Sie sind nicht allein.“

8 Ideen für persönliche Herausforderungen für ein besseres Selbstwachstum

Egal, ob Sie sich für eine fünftägige Herausforderung oder ganze 30 Tage interessieren, manchmal müssen wir uns einer Herausforderung stellen, um uns auf...

Die Morgenroutine eines Life Coaches und Hypnotherapeuten

Amanda Bybel ist Master Certified NLP Practitioner und Trainer, Master Certified Success & Life Coach sowie Master Certified Hypnotherapeut. Ihre Mission ist es,...

Wie man ein ausgeglichenes Gleichgewicht hält, wenn man ein leidenschaftlicher Introvertierter ist

Du identifizierst dich also sowohl als introvertiert als auch leidenschaftlich. Es kann absolut entwässernd sein, und Sie haben wahrscheinlich keine Ahnung, wie Sie...