So aktualisieren Sie Ihre Aufgabenliste: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Wenn Sie dies lesen, gehe ich davon aus, dass Sie To-Do-Listen lieben.

Sie lieben es, wie gut Sie sich organisiert fühlen, wenn Sie sie schreiben. Sie lieben das befriedigende Gefühl, Dinge abzuhaken. Sie fügen wahrscheinlich sogar Dinge hinzu, die Sie bereits getan haben, um sie zu streichen (das bin nicht nur ich, oder?!).

Oder … vielleicht bin ich weit weg. Vielleicht möchten Sie sie lieben, aber Sie sind frustriert, weil sie zu lang, zu überwältigend und zu endlos sind.

Wo immer Sie sind, vertrauen Sie mir, wenn ich sage, dass ich es bekomme.

To-Do-Listen sind großartig und haben so viel Potenzial, unser Leben zu fördern und unsere Scheiße zusammenzubringen … wenn wir sie richtig verwenden. Das Problem ist, dass wir in der Regel nur eine Liste erstellen, die besten Absichten haben, alle Dinge zu tun, und dann erwarten, dass diese Dinge passieren. Wie Sie sicher bemerkt haben, ist es nicht so einfach. Wir müssen uns etwas mehr anstrengen.

Aber heute ist dein Glückstag, denn ich habe zufällig genau herausgefunden, was zu tun ist, um deine To-Do-Liste zu aktualisieren und auf die nächste Stufe zu bringen! Ich werde Sie durch den Prozess der Aktualisierung Ihrer Aufgabenliste von Anfang bis Ende führen, damit Sie produktiv werden und sich gut fühlen können, was Sie tatsächlich jeden Tag erreichen!

Bereit, eine Aufgabenliste zu erstellen, die tatsächlich funktioniert? Machen wir das!

Schritt 1: Gehen Sie über eine Liste hinaus

Die besten Aufgabenlisten beginnen nicht als Listen, sondern als Braindumps.

Was ist ein Braindump? Es ist genau das, wonach es sich anhört – holen Sie ein Stück Papier heraus und werfen Sie alles weg, was gerade Platz in Ihrem Gehirn einnimmt. Keine Aufgabe ist zu groß oder zu klein. Schnelle Besorgung? Schreiben Sie es auf. Eine ganz neue Projektidee? Ja, das auch.

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Fühlen Sie sich frei, alles in einem Listenformat aufzuschreiben, während Sie Braindump machen, oder machen Sie es im Map-Stil, was auch immer am einfachsten fließt! Das Format spielt an dieser Stelle ehrlich gesagt keine Rolle. Was wichtig ist, ist, dass Sie diesen Schritt als vollständigen Braindump betrachten und nicht nur als Schreiben Ihrer To-Do-Liste.

Diese mentale Umgestaltung hilft Ihnen nicht nur, an neue Dinge zu denken, die Sie möglicherweise übersprungen hätten, wenn es sich nur um eine „To-Do-Liste“ handelte, sondern hilft Ihnen auch dabei, eine gewisse mentale Klarheit zu finden, damit Sie am Ende tatsächlich Maßnahmen ergreifen können Prozess.

Schritt 2: Priorisieren, priorisieren, priorisieren

Hier ist ein weiteres Geheimnis, das Ihnen niemand über Aufgabenlisten erzählt: Sie können nicht an einer Liste arbeiten!

Stellen Sie sich vor, Sie stellen ein Möbelstück zusammen oder folgen einem Rezept, wenn Sie die Schritte haben, aber nicht die Reihenfolge, in der Sie sie ausführen sollen. Super verwirrend, oder? Ohne Ihre To-Do-Liste zu priorisieren, tun Sie genau das! Sie müssen nicht nur wissen, was Sie tun möchten, sondern auch, in welcher Reihenfolge Sie es tun möchten.

Okay, wie priorisieren wir?

Eine meiner bevorzugten Möglichkeiten, meine To-Do-Liste zu sortieren, ist die Verwendung der Eisenhower-Matrix (oder der Wichtigkeits-Dringlichkeits-Matrix). Ich habe hier einen ganzen Blog-Beitrag darüber geschrieben, wie man diese Strategie anwendet, aber hier ist Ihr tl; dr…

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Fragen Sie sich für jeden Punkt auf Ihrer Liste: „Ist das dringend? Ist das wichtig? “ Fügen Sie diese Aufgabe dann in den entsprechenden Quadranten ein.

Das ist es! Kinderleicht.

Schritt 3: Entschlüsseln Sie Ihre To-Do-Liste

Sie kennen die Aufgaben, die Sie in Schritt 2 im Quadranten „Nicht wichtig und nicht dringend“ abgelegt haben? Ja, lass uns weitermachen und die jetzt aus dem Fenster werfen.

Ich mache keine Witze – warum stehen diese zunächst auf Ihrer Liste? Wenn es nicht etwas ist, das Sie in naher Zukunft erledigen müssen, und es für Sie nicht einmal wichtig ist, ist es wahrscheinlich, dass es Ihnen gut geht, wenn Sie es überhaupt nicht tun.

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Vielleicht haben Sie eine neue Idee, die momentan nicht zu Ihrer Gesamtstrategie passt. Vielleicht ist es etwas, das jemand anderes versucht hat, zu seinem eigenen Vorteil auf Ihre To-Do-Liste zu setzen. Wenn diese Person Ihr Chef war, sollten Sie es wahrscheinlich in Betracht ziehen. Aber wenn es jemand anderes wäre … wahrscheinlich nicht.

Ein genauerer Blick auf die Dinge in Ihrer Kategorie „Dringend, aber nicht wichtig“ ist eine weitere Möglichkeit, Ihre Liste zu löschen. Da es dringend ist, muss es wahrscheinlich bald erledigt werden. Aber da Sie gerade entschieden haben, dass es nicht wichtig ist, muss es möglicherweise nicht von Ihnen erledigt werden. Können Sie dies an eine andere Person delegieren – einen Kollegen oder ein Familienmitglied? Ist es etwas, das Sie automatisieren können, damit es von der Technologie anstelle Ihrer wertvollen menschlichen Anstrengung ausgeführt wird?

Ich möchte, dass Sie in diesem Schritt wirklich kreativ werden und Ihre To-Do-Liste auflösen, bis Sie nichts mehr loswerden können.

Schritt 4: Schätzen Sie, wie lange jede Aufgabe dauern wird

Puh, bist du noch bei mir? Du bist ein Champion! Keine Sorge, wir werden bald Maßnahmen auf dieser Liste ergreifen. Bevor wir jedoch anfangen, Dinge zu tun, ist es äußerst hilfreich zu schätzen, wie lange jede dieser Aufgaben voraussichtlich dauern wird.

Warum? Zwei Gründe.

Auf diese Weise können Sie zunächst sicherstellen, dass Sie realistische Erwartungen an das setzen, was Sie heute erreichen möchten. Seien Sie großzügig mit der Zeit, die Sie jeder Aufgabe zuweisen, und addieren Sie die Zeit für alle Aufgaben, von denen Sie glauben, dass Sie sie heute erledigen möchten. Macht es für Ihren Tag Sinn? Haben Sie dort noch Platz für Dinge wie Essen und kurze Pausen?

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Zweitens können Sie, sobald Sie dies eine Weile konsequent getan haben, viel besser vorhersagen, wie lange verschiedene Aufgaben möglicherweise dauern werden. Das bedeutet natürlich eine bessere Planung für die Zukunft!

Wenn Sie Ihren Aufgaben tatsächliche Zeitzuweisungen geben, bedeutet dies nicht nur, produktiver zu sein, sondern auch zufriedener mit dem zu sein, was Sie an diesem Tag erledigt haben.

Schritt 5: Hören Sie hier nicht auf – fügen Sie es Ihrem Kalender hinzu!

Selbst nachdem Ihre Liste priorisiert, übersichtlich und mit Zeitschätzungen versehen ist, ist dieser letzte Schritt des Hinzufügens zu Ihrem Kalender sehr wichtig!

Hier können Sie diese Aufgabenliste in einen Aktionsplan umwandeln. Meine Lieblingsstrategie hierfür ist das Blockieren von Kalendern, bei dem Sie zu jeder Stunde Ihres Tages Blöcke hinzufügen, was Sie tun werden, um dies zu planen. Verwenden Sie digital, verwenden Sie Papier und das für Sie geeignete Kalenderformat. Und da Sie bereits Schritt 4 ausgeführt haben, ist dies so einfach wie das Ziehen und Ablegen von Daten in einem Zeitfenster!

Wenn Sie einen Schritt zurücktreten, werden Sie feststellen, dass die überwältigende, nie endende Aufgabenliste der Vergangenheit angehört. Jetzt haben Sie etwas, mit dem Sie tatsächlich arbeiten können. Es ist ein strategischer Plan, den Sie auf der Grundlage Ihrer eigenen Prioritäten für sich selbst zusammenstellen. Er wird Sie produktiver machen als in den letzten Monaten!

Wenn Sie diesen Prozess verwenden, um Ihre To-Do-Liste zu aktualisieren, ist ein gutes Gefühl für Ihren Tag nicht nur in greifbarer Nähe, sondern wird Ihnen auch auf einem Silbertablett ausgehändigt. Jetzt müssen Sie nur noch rausgehen und es schaffen!

P.S. Möchten Sie eine Arbeitsmappe, die Sie ausdrucken und verwenden können, um sich jede Woche durch diesen Prozess zu führen? Klicken Sie hier, um es kostenlos herunterzuladen!

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